algemene voorwaarden

download de algemene voorwaarden van DIP

ALGEMENE VOORWAARDEN VOOR TOEGANG EN GEBRUIK VAN HET DIGITAAL INFORMATIEPLATFORM PODIUMKUNSTEN (DIP) – VERSIE 4.0

Datum inwerkingtreding: 15 juni 2026

Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle rechtsbetrekkingen tussen de Stichting Digitaal Informatieplatform Podiumkunsten (KvK 75117177), gevestigd (2515 VK) te Den Haag, Spaarneplein 2, (hierna: “DIP”) en iedere partij die zelfstandig of via een branchevereniging toegang verkrijgt tot en/of gebruik maakt van het Digitaal Informatieplatform Podiumkunsten (hierna: “Platform”). Afwijkingen gelden uitsluitend indien deze uitdrukkelijk en schriftelijk door DIP zijn aanvaard.

Door registratie via het Platform of ondertekening van een overeenkomst waarin naar deze Algemene Voorwaarden wordt verwezen, verklaart de gebruiker kennis te hebben genomen van deze voorwaarden. Deze Algemene Voorwaarden zijn voorafgaand aan en tijdens de contractsluiting beschikbaar gesteld via www.dip.nl/algemene-voorwaarden.

Artikel 1. Definities

In deze Algemene Voorwaarden gelden de volgende definities:

Aanbieder Verrijkingsmateriaal: de Gebruiker die Verrijkingsmateriaal toevoegt aan de Productiedata Module of op andere wijze via het Platform ter beschikking stelt;

Account: de aan een Gebruiker gekoppelde gebruikersomgeving op het Platform, die toegankelijk is met behulp van een Inlogcode en waarin de aan Gebruiker beschikbare Diensten kunnen worden gebruikt;

Afnemer Verrijkingsmateriaal: een Gebruiker die Verrijkingsmateriaal via het Platform ophaalt;

Applicatie: de door DIP beheerde en geëxploiteerde IT-omgeving op het Platform;

AVG: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679), alsmede de daarop gebaseerde uitvoeringswetgeving, waaronder begrepen de Uitvoeringswet AVG, en eventuele latere wijzigingen of daarvoor in de plaats tredende regelgeving.

Bijdrage: een door DIP te bepalen bedrag dat door een Gebruiker aan DIP, of aan de brancheorganisatie waar de Gebruiker lid van is ter doorbetaling aan DIP, wordt voldaan ten behoeve van het beheer en verdere ontwikkeling van de Applicatie en de Database;

Borderel: een door het Platform op basis van door een Gebruiker Presentator aangeleverde gegevens gegenereerde financiële afrekening en/of kaartverkoopoverzicht met betrekking tot een productie, voorstelling/concert of reeks voorstellingen/concerten, met inbegrip van relevante verkoop- en incassogegevens;

Contractmodule: de functionaliteit binnen het Platform waarmee Gebruikers digitale contracten met elkaar kunnen opstellen, uitwisselen, (laten) ondertekenen en archiveren;

Database: de online, met geaggregeerde gegevens gevulde en door DIP geëxploiteerde databank waarmee onder meer de kaartverkoop- en boekingssystemen van aanbieders van voorstellingen en concerten geautomatiseerd worden gekoppeld, opdat Gebruikers onderling informatie met elkaar kunnen uitwisselen als beschreven in 2.1;

Diensten: de door DIP aan Gebruikers via het Platform te leveren diensten, waaronder begrepen de toegang tot de Applicatie en de van toepassing zijnde delen van de Database, het bieden van de mogelijkheid aan Gebruikers om contracten af te sluiten met presenterende en producerende instellingen met gebruikmaking van de Contractmodule en inzage te verkrijgen in verkoopstanden en geaggregeerde kaartkopersinformatie, en de toegang tot de materialen opgenomen in de Productiedata Module;

DIP: Stichting Digitaal Informatieplatform Podiumkunsten;

Geanonimiseerde Gegevens: gegevens (en/of informatie) die zijn geanonimiseerd op een wijze die als onomkeerbaar wordt geacht te zijn en om die reden niet kan worden aangewend of verwerkt om een persoon te identificeren, of – op welke wijze ook – kan worden getraceerd, zelfs als deze is gekoppeld aan of gecombineerd met andere gegevens of anderszins is onderworpen aan enige vorm van verwerking.

Gebruiker(s): alle categorieën gebruikers van het Platform, waaronder begrepen Gebruiker Producent/Impresariaat en Gebruiker Presentator.

Gebruiker Presentator: een natuurlijke of rechtspersoon die actief is in de podiumkunsten en vanuit die hoedanigheid gebruik maakt van het Platform, zijnde een presentator van voorstellingen en/of concerten;

Gebruiker Producent/Impresariaat: een natuurlijke of rechtspersoon die actief is in de podiumkunsten en vanuit die hoedanigheid gebruik maakt van het Platform, zijnde een producent, een impresariaat of een andere aan podiumkunsten gelieerde (rechts-)persoon;

Inlogcode: gebruikersnaam en wachtwoord;

Overeenkomst: de overeenkomst en de daarin vervatte Algemene Voorwaarden Toegang en Gebruik Digitaal Informatieplatform Podiumkunsten welke tot stand komt door het verkrijgen van toegang tot en/of gebruik maken van het Platform en ondertekening van het formulier waarin o.m. de looptijd en bijdrage voor de Diensten zijn vastgelegd en/of door een digitale akkoordverklaring via het Platform;

Persoonsgegevens van Kaartkopers: persoonsgegevens als gedefinieerd in artikel 4.1 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), zoals postcode en eventuele toevoeging.

Persoonsgegevens van Gebruikers: persoonsgegevens als gedefinieerd in artikel 4.1 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), zoals gebruikersnaam en de Inlogcode.

Platform: het door DIP ontwikkelde en geëxploiteerde digitaal platform voor de podiumkunsten, waar de Applicatie en de Database deel van uitmaken;

Productiedata Module: de functionaliteit binnen het Platform waarmee een Gebruiker (doorgaans een Gebruiker Producent/Impresariaat) Verrijkingsmateriaal centraal beschikbaar stelt voor andere Gebruikers (met name Gebruikers Presentatoren);

Toegangs- en gebruiksvoorwaarden: deze algemene voorwaarden, daaronder begrepen eventuele handleidingen voor het gebruik van de Database;

Verrijkingsmateriaal: alle door Gebruikers via de Productiedata Module of op andere wijze via het Platform aan een productie gekoppelde informatie en bestanden, waaronder maar niet beperkt tot: teksten, synopsis, credits, afbeeldingen, artwork, foto’s, video’s, trailers, audiobestanden, logo’s en overige promotiematerialen;

Website: DIP’s website onder de domeinnaam <www.dip.nl>, waaronder begrepen alle subdomeinnamen.

Artikel 2. Doelstellingen DIP

2.1 Doelstellingen - DIP heeft via het Platform onder meer tot doel:

het automatiseren van administratieve processen tussen producent/impressariaat en podia;
het centraal verzamelen, analyseren, verrijken en ontsluiten van geaggregeerde, Geanonimiseerde Gegevens over producties, voorstellingen, concerten en kaartkopers ter ondersteuning van een betere datagedreven marketing, programmering en beleidsvorming binnen de podiumkunstensector, gericht op meer en meer diverse kaartkopers met behulp van de Database;
het uitvoeren van overlap- en vergelijkingsanalyses op basis van geaggregeerde, Geanonimiseerde Gegevens;
het beschikbaar stellen van financiële en statistische geaggregeerde en Geanonimiseerde Gegevens (bijvoorbeeld via verantwoordingsmodules) aan Gebruikers ten behoeve van rapportage aan subsidiënten, overheden en andere gerechtigden, waarbij Gebruiker zelf verantwoordelijk is voor review, eventuele aanvulling en daadwerkelijke indiening;
het bieden van een archieffunctie voor geaggregeerde, Geanonimiseerde Gegevens ter ondersteuning van de bedrijfsvoering van Gebruikers en ter bewaring van het cultureel erfgoed in de podiumkunsten en de ontsluiting daarvan aan belangstellenden.

Om deze doelen te verwezenlijken heeft DIP het Platform ontwikkeld en een Database ingericht die is gericht op het centraal verzamelen en analyseren van geaggregeerde, Geanonimiseerde Gegevens van voorstellingen en bezoekers, en het leveren van aanvullende functionaliteiten, nu of in de toekomst. DIP kan daarbij gebruik maken van (sub-)verwerkers.

2.2 Verwerking van gegevens en rolverdeling - Uitgangspunt is dat de Database geen Persoonsgegevens verwerkt die herleidbaar zijn tot individuele bezoekers of kaartkopers, anders dan de Persoonsgegevens van Gebruikers zelf. Ten aanzien van zakelijke relaties van DIP is de Privacyverklaring opgenomen in Bijlage 1 bij deze Overeenkomst van toepassing. Gebruikers dragen er zorg voor dat zij geen gegevens aan het Platform of de Database toevoegen die herleidbaar zijn tot natuurlijke personen (anders dan gegevens van hun eigen medewerkers), tenzij een geldige rechtsgrond bestaat en DIP daarmee vooraf schriftelijk heeft ingestemd.

2.3 Publieksmonitor en gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid - Indien een Gebruiker Presentator deelneemt aan de Publieksmonitor, sluiten de Gebruiker Presentator en DIP voorafgaand aan enige gegevensuitwisseling een overeenkomst voor gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid zoals bedoeld in artikel 26 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) af. Na ondertekening van deze overeenkomst wordt een geautomatiseerde koppeling tot stand gebracht tussen het ticketingsysteem van de betrokken Gebruiker Presentator en de Database van DIP via een geautomatiseerd ETL-proces.

In dat kader worden periodiek verkoop- en publieksgegevens uitgewisseld, waaronder voorstellingsgegevens, klantkenmerken (zoals geboortedatum, geslacht en postcode), orderinformatie en een unieke klantidentificatie (customer ID). Deze gegevens worden in gepseudonimiseerde vorm aangeleverd en door DIP uitsluitend gebruikt voor marketinganalyses en publieksonderzoek op geaggregeerd niveau.

DIP en de betrokken Gebruiker Presentator treden in dit verband op als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken. De betrokken Gebruiker Presentator fungeert als eerste aanspreekpunt voor betrokkenen en verstrekt hen namens beide Partijen de vereiste privacy-informatie conform de AVG.

De in het kader van de Publieksmonitor verwerkte persoonsgegevens worden door DIP en de Gebruiker Presentator niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de doeleinden van marketinganalyse en publieksonderzoek en worden uiterlijk na 8 jaar verwijderd of geanonimiseerd, een en ander zoals nader uitgewerkt in de overeenkomst inzake gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid.

2.4 Verwerking in het kader van de Contractmodule of de Productiedata Module - Voor zover DIP in het kader van de Contractmodule of de Productiedata Module Persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van een Gebruiker, waaronder namen en contactgegevens van contactpersonen, Persoonsgegevens in contracten en audittrail-informatie, treedt DIP op als verwerker in de zin van artikel 28 AVG. De voorwaarden voor deze verwerking zijn neergelegd in de Verwerkersovereenkomst die als Bijlage 2 bij deze Algemene Voorwaarden is gevoegd en hiervan integraal onderdeel uitmaakt.

2.5 Vertrouwelijkheid van bedrijfsgevoelige informatie - Gebruiker zal ervoor zorgdragen dat er zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van DIP geen bedrijfsgevoelige gegevens van DIP of andere Gebruikers met derden worden gedeeld.

2.6 Medewerking door Gebruiker - Gebruiker zal alle redelijke medewerking aan DIP verlenen voor het realiseren en bestendigen van de doelstellingen zoals omschreven in dit artikel, en zal zorgvuldig omgaan met gegevens die bedrijfsgevoelig zijn of als zodanig kunnen worden aangemerkt.

2.7 Vertrouwelijkheid van door Gebruiker verstrekte bedrijfsgevoelige informatie – DIP behandelt door een Gebruiker als bedrijfsgevoelig aangemerkte informatie vertrouwelijk en zal deze niet delen of anderszins openbaar maken zonder voorafgaande toestemming van die Gebruiker, tenzij DIP daartoe gehouden is op grond van een wettelijke verplichting of rechterlijke uitspraak.

Artikel 3. Dienstverlening DIP

3.1 Toegang tot het Platform - Gebruiker verkrijgt toegang tot het Platform, de relevante delen van de Database en de Diensten na digitale registratie en acceptatie door DIP of ondertekening van een Overeenkomst waarin naar deze Algemene Voorwaarden wordt verwezen. DIP behoudt zich het recht voor een registratie te weigeren, bijvoorbeeld indien Gebruiker niet (meer) actief is in de podiumkunstensector, of indien de Gebruiker niet voldoet aan redelijke verificatie- en toelatingseisen die DIP hanteert.

3.2 Gebruik van het Platform - Gedurende de looptijd van de Overeenkomst verkrijgt Gebruiker een niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet-sublicentieerbaar gebruiksrecht op het Platform, de Diensten en de voor Gebruiker toegankelijke onderdelen van de Database, uitsluitend voor zover noodzakelijk voor het normale gebruik van het Platform overeenkomstig deze Algemene Voorwaarden.

3.3 Account en beveiliging - DIP stelt Gebruiker in staat een Account en bijbehorende Inlogcode(s) aan te maken om toegang te verkrijgen tot het Platform. Gebruiker is volledig verantwoordelijk voor het vertrouwelijk houden van zijn Inlogcode en voor alle handelingen die via de Inlogcode of het Account worden verricht, ongeacht of deze met of zonder toestemming van Gebruiker plaatsvinden. Indien Gebruiker kennisneemt van misbruik of onbevoegd gebruik van de Inlogcode of het Account, of indien er sprake is van een beveiligingsincident, meldt Gebruiker dit onverwijld en in ieder geval binnen twee werkdagen schriftelijk aan DIP.

[DIP kan een multi-factor-authenticatieoptie (MFA) aanbieden en de technische mogelijkheid bieden aan Gebruikers om binnen hun eigen organisatie MFA te activeren of af te dwingen voor personen die via hun Account toegang verkrijgen].

3.4 Niet aansprakelijk voor onbevoegd gebruik - DIP is niet aansprakelijk voor enige vorm van schade die voortvloeit uit onbevoegd gebruik van de Inlogcode of het Account, tenzij deze schade het directe gevolg is van opzet of grove nalatigheid aan de zijde van DIP.

3.5 Looptijd - De Overeenkomst tussen DIP en Gebruiker wordt aangegaan voor de in het registratieformulier vermelde looptijd en bij gebreke daarvan, voor onbepaalde tijd.

3.6 Bijdrage - Voor het gebruik van het Platform en/of de Diensten is Gebruiker een periodieke Bijdrage verschuldigd aan DIP conform de door DIP vastgestelde tarieven. Voor de meeste Gebruikers wordt deze bijdrage betaald aan de brancheorganisatie waar zij lid van zijn, als aanvullende contributie, en betaalt de betreffende brancheorganisatie DIP voor het gebruik van het Platform en de Diensten door haar leden.

3.7 Instructies en schorsing van toegang - Gebruiker handelt in overeenstemming met de Overeenkomst en met door DIP gegeven redelijke instructies over het gebruik van het Platform. Indien Gebruiker de Overeenkomst of instructies niet naleeft, is DIP gerechtigd de toegang tot (delen van) het Platform en/of de Diensten (al dan niet tijdelijk) te schorsen of definitief te beëindigen. In dat geval bestaat voor Gebruiker geen recht op restitutie van reeds betaalde Bijdragen. Dit laatste geldt ook voor de brancheorganisatie waar Gebruiker lid van is.

3.8 Wijzigingen in Diensten of het Platform - DIP is gerechtigd wijzigingen, verbeteringen of aanpassingen door te voeren in de Diensten, het Platform of de Website. Waar mogelijk informeert DIP Gebruiker tijdig over wijzigingen met een wezenlijke impact op het gebruik van het Platform.

3.9 Onderhoud en beschikbaarheid - DIP kan onderhoudswerkzaamheden (laten) uitvoeren aan de Website en/of het Platform. Dergelijke onderhoudswerkzaamheden zullen, voor zover redelijkerwijs mogelijk, worden gepland op momenten waarop de verwachte impact op het gebruik van het Platform door Gebruikers zo beperkt mogelijk is. DIP garandeert niet dat de Website of het Platform te allen tijde toegankelijk is of blijft.

3.10 Beveiliging - DIP treft passende technische en organisatorische maatregelen in overeenstemming met toepasselijke wet- en regelgeving ter bescherming van haar Website, het Platform en de Diensten.

3.11 Koppeling en integraties - DIP is niet aansprakelijk voor gebreken of uitval van koppelingen tussen de Website, en/of het Platform en systemen van derden. DIP staat evenmin in voor storingen, beperkingen of uitval die het gevolg zijn van de werking of beschikbaarheid van door derden aangeboden URLs, APIs (Application Programming Interfaces) of ETL-processen (Extract Transform Load routines).

3.12 Lidmaatschap branchevereniging - Indien Gebruiker ophoudt lid te zijn van een deelnemende branchevereniging via wie toegang tot het Platform is verkregen, kan Gebruiker gebruik blijven maken van de Diensten en het Platform, mits Gebruiker de Bijdrage vanaf dat moment rechtstreeks aan DIP betaalt. Gebruiker kan in dat geval ook de Overeenkomst met DIP opzeggen conform artikel 8.

3.13 Wijziging van de Algemene Voorwaarden - DIP kan deze Algemene Voorwaarden wijzigen. DIP stelt Gebruiker ten minste één (1) maand vóór inwerkingtreding van een wijziging op de hoogte. Indien een wijziging een wezenlijk nadelig effect heeft op de gebruiksrechten of de Diensten voor Gebruiker, kan Gebruiker de Overeenkomst binnen deze termijn beëindigen. Wijzigingen die voortvloeien uit wet- of regelgeving, aanwijzingen van toezichthouders, wijzigingen bij leveranciers van DIP of wijzigingen in het kader van (informatie)beveiliging kunnen onmiddellijk of met een kortere termijn in werking treden. DIP informeert Gebruiker daar zo spoedig mogelijk over.

3.14 Einde toegang bij beëindiging - Bij beëindiging van de Overeenkomst, om welke reden dan ook, eindigt de toegang van de Gebruiker tot het Platform en de Diensten automatisch en met onmiddellijke ingang, zonder dat een voorafgaande schriftelijke aankondiging door DIP vereist is.

Artikel 4. Digitale ondertekening en vertegenwoordiging

4.1 Digitale totstandkoming en bewijs - Overeenkomsten en overige rechtshandelingen komen via het Platform tot stand door digitale ondertekening of door gebruikmaking van een door DIP aangeboden digitale akkoordverklaring, overeenkomstig het door DIP gehanteerde proces. Elektronische ondertekening en digitale akkoordverklaring hebben tussen Partijen dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening, tenzij dwingend recht anders voorschrijft. DIP is gerechtigd loggegevens vast te leggen die nodig zijn voor verificatie en bewijsdoeleinden, waaronder IP-adres, tijdstip, gebruikers-ID en, indien beschikbaar, audittrail-informatie van de gebruikte ondertekeningsdienst. Deze loggegevens en audittrails vormen tussen Partijen bindend bewijs van de totstandkoming, inhoud en het tijdstip van de via het Platform verrichte rechtshandelingen, behoudens door de wederpartij te leveren tegenbewijs.

4.2 Vertegenwoordigingsbevoegdheid en verificatie - De Gebruiker verklaart en garandeert dat iedere persoon die binnen zijn organisatie of namens hem gebruikmaakt van het Platform, documenten ondertekent of anderszins rechtshandelingen verricht, daartoe namens de Gebruiker bevoegd is. DIP kan bij eerste gebruik van de Contractmodule verlangen dat Gebruiker documenten verstrekt ter verificatie van die bevoegdheid, zoals een recent KvK-uittreksel, een schriftelijke volmacht of anderszins. Gebruiker zal dergelijke documenten op eerste verzoek, tijdig en volledig aanleveren. Indien Gebruiker niet binnen een door DIP gestelde redelijke termijn meewerkt, is DIP gerechtigd de toegang tot de Contractmodule op te schorten of de Overeenkomst te beëindigen.

4.3 Account- en gebruiksverantwoordelijkheid - Gebruiker is volledig verantwoordelijk en aansprakelijk voor alle handelingen en rechtshandelingen die via het Platform worden verricht onder gebruik van zijn Account en/of Inlogcode, ongeacht of deze met of zonder toestemming van Gebruiker plaatsvinden. Gebruiker meldt misbruik of onbevoegd gebruik onverwijld, en in ieder geval binnen de in artikel 3.3 genoemde termijn, aan DIP. De aansprakelijkheid van Gebruiker voor handelingen verricht onder zijn Account en/of Inlogcode blijft bestaan tot het moment waarop DIP de melding heeft ontvangen en redelijke maatregelen heeft getroffen om verdere onbevoegde toegang te voorkomen. DIP is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van onbevoegd gebruik van een Account, tenzij sprake is van opzet of grove nalatigheid aan de zijde van DIP.

4.4 Vrijwaring - Gebruiker vrijwaart DIP volledig voor alle aanspraken van derden die voortvloeien uit of verband houden met onbevoegde vertegenwoordiging of onbevoegd gebruik van het Account en/of de Inlogcode, waaronder begrepen alle direct en indirecte schade en alle redelijke (juridische) kosten, zowel in als buiten rechte.

Artikel 5. Borderellen en financiële afrekeningen

5.1 Beschikbaarstelling van Borderellen - DIP stelt via het Platform Borderellen beschikbaar aan Gebruikers, voor zover dit onderdeel uitmaakt van de overeengekomen dienstverlening op grond van de Overeenkomst. Een Borderel bevat een financiële afrekening en/of een kaartverkoopoverzicht met betrekking tot een of meerdere voorstellingen, gebaseerd op door de betrokken Gebruiker Presentator aan DIP verstrekte verkoop- en incassogegevens.

5.2 Totstandkoming en controle door Gebruiker - DIP genereert Borderellen op basis van de door de betrokken Gebruiker Presentator aangeleverde gegevens. DIP garandeert niet dat de Borderellen foutloos zijn en aanvaardt geen verantwoordelijkheid voor onjuistheden of onvolledigheden die (mede) voortvloeien uit deze gegevens. De Gebruiker Presentator is zelf verantwoordelijk voor het controleren van de juistheid en volledigheid van een Borderel voordat deze binnen het Platform wordt bevestigd of vastgesteld. Na digitale bevestiging of “vaststelling” geldt de betreffende Borderel als de door de betrokken Gebruikers geaccepteerde basis voor hun onderlinge financiële afrekening, onverminderd eventuele (aanvullende) contractuele afspraken tussen deze Gebruikers.

5.3 Meldingsplicht en correcties - Indien een Gebruiker een fout of omissie in een Borderel constateert, dient hij DIP hiervan onverwijld, doch uiterlijk binnen veertien (14) dagen na ontdekking schriftelijk op de hoogte te stellen, onder vermelding van de aard van de fout, en waar mogelijk, ondersteunende documentatie. DIP zal de melding in behandeling nemen en beoordelen of correctie gerechtvaardigd is. DIP zal zich inspannen om binnen een redelijke, operationeel haalbare termijn, voor zover dit technisch en organisatorisch mogelijk is, een gecorrigeerde Borderel beschikbaar te stellen.

5.4 Aansprakelijkheid - DIP is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit onjuiste of onvolledige Borderellen, voor zover deze onjuistheid of onvolledigheid (mede) het gevolg is van door Gebruiker aangeleverde onjuiste of onvolledige gegevens of het uitblijven van een tijdige controle door Gebruiker. In andere gevallen is de aansprakelijkheid van DIP beperkt tot het, binnen een redelijke termijn, corrigeren en opnieuw beschikbaar stellen van de Borderel.

5.5 Bewijswaarde - Borderellen hebben een informatief karakter en kunnen, behoudens tegenbewijs, als bewijsmiddel worden gebruikt tussen Gebruikers bij geschillen over financiële afrekeningen. Borderellen ontslaan Gebruikers niet van hun verplichting om een eigen, deugdelijke administratie te voeren conform wettelijke vereisten en hun onderlinge overeenkomsten.

5.6 Geen partij bij onderliggende overeenkomsten - DIP is geen partij bij, en aanvaardt geen verantwoordelijkheid voor de inhoud of uitvoering van de overeenkomsten tussen Gebruikers waarop de Borderellen betrekking hebben, waaronder begrepen maar niet beperkt tot afspraken over prijzen, vergoedingen, kortingen of andere financiële voorwaarden. Alle aansprakelijkheidsbeperkingen en vrijwaringen opgenomen in artikel 7 en artikel 4.4 zijn op de Borderel-functionaliteit en daarmee samenhangende dienstverlening van overeenkomstige toepassing.

Artikel 6. Intellectuele eigendom

6.1 Eigendomsrechten DIP - Alle (intellectuele) eigendomsrechten met betrekking tot het Platform, de Website, de Database en alle daarmee samenhangende of daaruit voortvloeiende componenten, waaronder begrepen software, functionaliteiten, gegevensmodellen, gebruikersdocumentatie, updates, upgrades en overige (door)ontwikkelingen, berusten uitsluitend bij DIP en/of haar licentiegevers. Tenzij uitdrukkelijk schriftelijk toegestaan, verkrijgt de Gebruiker geen enkel recht op deze materialen anders dan het beperkte gebruiksrecht zoals omschreven in de Overeenkomst.

6.2 Licentie aan DIP voor gebruik informatie aangeleverd door Gebruiker - Voor zover op door Gebruiker via het Platform of op de Website aangeleverde informatie intellectuele eigendomsrechten rusten, blijft Gebruiker daarvan rechthebbende. Gebruiker verleent hierbij aan DIP een kosteloze, wereldwijde, niet-exclusieve, overdraagbare licentie om deze informatie: (a) te hosten, op te slaan en te beveiligen, (b) te verwerken, te analyseren en te gebruiken binnen het Platform en de Database, (c) te verveelvoudigen en openbaar te maken voor zover nodig voor het beschikbaar stellen van het Platform, de Website en de Diensten, (d) zichtbaar te maken aan Gebruiker en, waar functioneel vereist (zoals bijvoorbeeld bij Verrijkingsmateriaal binnen de Productiedata Module), aan andere Gebruikers, (e) te gebruiken voor onderhoud, ondersteuning, foutanalyse, kwaliteitsverbetering, beveiliging en doorontwikkeling van het Platform en/of de Website en/of de Diensten, en (f) te gebruiken voor back-up, archivering en continuïteitsdoeleinden. Deze licentie omvat tevens alle handelingen die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor het functioneren, verbeteren, aanpassen en uitbreiden van het Platform of de Diensten.

6.3 Licentie aan Afnemers Verrijkingsmateriaal – Voor zover Gebruiker ook een Aanbieder Verrijkingsmateriaal is, verleent Gebruiker bij wijze van derdenbeding aan iedere Afnemer Verrijkingsmateriaal een kostenloze, wereldwijde, niet-exclusieve licentie om het betreffende Verrijkingsmateriaal te gebruiken voor: (a) publicatie op de website, in nieuwsbrieven, seizoensbrochures en programmaboekjes van die Afnemer Verrijkingsmateriaal, (b) promotionele uitingen op de sociale media van die Afnemer Verrijkingsmateriaal, en (c) vermelding in culturele agenda’s en promotionele platforms, (d) promotionele uitingen via radio, televisie, buitenreclame en digitale advertentieplatforms van die Afnemer Verrijkingsmateriaal, in alle gevallen uitsluitend ter promotie van de productie waar dat Verrijkingsmateriaal betrekking op heeft. Door het ophalen of gebruik van Verrijkingsmateriaal via het Platform aanvaardt de Afnemer Verrijkingsmateriaal dit derdenbeding in de zin van artikel 6:235 BW.

6.4 Garantie en vrijwaring door Gebruiker - Gebruiker garandeert dat de door hem via het Platform of de Website aangeleverde of geplaatste informatie, met inbegrip van maar niet beperkt tot door Gebruiker aangeleverd Verrijkingsmateriaal, geen inbreuk maakt op intellectuele eigendomsrechten of andere rechten van derden en dat hij beschikt over alle rechten om die informatie via het Platform of de Website aan te leveren en beschikbaar te stellen, alsmede – voor zover het Verrijkingsmateriaal betreft – om dat materiaal te sublicentiëren overeenkomstig het bepaalde in artikelen 6.2 en 6.3. Gebruiker vrijwaart DIP en iedere Afnemer Verrijkingsmateriaal volledig voor alle aanspraken van derden die voortvloeien uit of verband houden met dergelijke informatie, waaronder begrepen maar niet beperkt tot aanspraken wegens inbreuk op intellectuele eigendomsrechten (met inbegrip van naburige rechten en portretrechten), bedrijfsgeheimen, alsmede alle daarmee samenhangende schade en kosten (waaronder redelijke kosten van juridische bijstand). DIP heeft geen onderzoeksplicht ten aanzien van de rechten die Gebruikers hebben wat betreft door die Gebruikers via het Platform of de Website aangeleverde informatie. Indien het Verrijkingsmateriaal geheel of gedeeltelijk is vervaardigd door derden, garandeert Gebruiker tevens dat Gebruiker beschikt over een geldige licentie of toestemming die het gebruik van dat materiaal overeenkomstig de artikelen 6.2 en 6.3 toestaat, waaronder het recht tot sublicensiering aan DIP en Afnemers Verrijkingsmateriaal.

6.5 Meldingsplicht bij vermoeden inbreuk rechten DIP - Indien Gebruiker aanwijzingen heeft dat een derde inbreuk maakt op enig recht van DIP, stelt hij DIP hiervan onverwijld in kennis. DIP bepaalt zelfstandig of, en op welke wijze, zij tegen deze inbreuk wenst op te treden. Gebruiker zal, indien redelijkerwijs nodig, op verzoek van DIP en tegen vergoeding van de daarmee gemoeide redelijke kosten, zijn medewerking verlenen ten behoeve van door DIP te initiëren (rechts)maatregelen.

6.6 Handelsnamen, Merken en Domeinnamen - Het is Gebruiker, niet toegestaan (beeld)merken, handelsnamen en/of domeinnamen (URL’s) aan te vragen, te (doen) registreren en/of te gebruiken of te onderhouden die identiek zijn aan, of verwarringwekkend overeenstemmen met, de naam “DIP”, de naam “Digitaal Informatieplatform Podiumkunsten”, onderdelen van het Platform of de Website, of aan DIP toebehorende aanduidingen, waaronder begrepen maar niet beperkt tot “podiumkunst.info”. Dit verbod geldt ongeacht het gebruiksdoel of de registratieklasse.

6.7 Gebruik door Afnemers Verrijkingsmateriaal – Een Afnemer Verrijkingsmateriaal mag Verrijkingsmateriaal wat door andere Gebruikers via het Platform ter beschikking is gesteld: (a) uitsluitend gebruiken ter promotie van van de productie waar dat Verrijkingsmateriaal betrekking op heeft, (b) niet verkopen, commercieel exploiteren of zelfstandig verspreiden, buiten de context van de promotie van die productie, (c) niet zodanig wijzigen of bewerken dat daarmee afbreuk wordt gedaan aan de eer en reputatie van de makers van of rechthebbenden op dat Verrijkingsmateriaal, en (d) opslaan op eigen systemen van de Afnemer Verrijkingsmateriaal, voor zover dit noodzakelijk is voor de promotie van die productie. Wanneer een productie niet langer via het Platform wordt aangeboden, zullen Afnemers Verrijkingsmateriaal niet langer het Verrijkingsmateriaal wat betrekking heeft op die productie actief gebruiken voor promotionele doeleinden. Afnemers Verrijkingsmateriaal vermelden bij het gebruik van Verrijkingsmateriaal de credits zoals die bij het betreffende Verrijkingsmateriaal zijn aangegeven. Het gebruik van Verrijkingsmateriaal voor het trainen, verfijnen of anderszins voeden van systemen voor generatieve artificiële intelligentie (AI) is uitdrukkelijk niet toegestaan.

6.8 Beschikbaarstelling Verrijkingsmateriaal aan derden – De in artikel 6.2 genoemde licentie omvat uitdrukkelijk het recht Verrijkingsmateriaal te sublicentiëren en beschikbaar te stellen aan externe platforms, zoals culturele agenda’s, ticketingplatforms en promotionele databanken, uitsluitend voor de promotie van de productie waar dat Verrijkingsmateriaal betrekking op heeft. DIP sluit met dergelijke externe platforms een gebruikersovereenkomst die het gebruik beperkt tot het toegestane doel. DIP is niet aansprakelijk jegens Gebruiker voor het gebruik van dat Verrijkingsmateriaal door die derden in strijd met de door DIP aan die derden verstrekte gebruikslicentie.

6.9 Verwijderen van Verrijkingsmateriaal en andere informatie – DIP heeft het recht Verrijkingsmateriaal en andere door een Gebruiker via het Platform of op de Website aangeleverde informatie van het Platform en de Website te verwijderen, indien die informatie of de terbeschikkingstelling daarvan naar het oordeel van DIP inbreuk maakt op rechten van derden, in strijd is met wet- of regelgeving, danwel in strijd is met deze Algemene Voorwaarden. DIP maakt via de Website een procedure bekend voor derden om kenbaar te maken dat naar hun mening bepaalde via het Platform of de Website beschikbare informatie op grond van dit artikel 6.8 verwijderd zou moeten worden. DIP is niet aansprakelijk voor de gevolgen van het verwijderen van informatie van het Platform of de Website op basis van dit artikel – en evenmin voor de gevolgen van het niet verwijderen van dergelijke informatie, waar DIP daartoe wel het recht heeft op basis van dit artikel. DIP stelt de Gebruiker wiens Verrijkingsmateriaal of informatie is verwijderd hiervan zo spoedig mogelijk schriftelijk op de hoogte, onder vermelding van de gronden van verwijdering. Gebruiker kan hiertegen bezwaar maken via de klachtenprocedure die DIP via de Website beschikbaar stelt. Geschillen over de verwijdering kunnen voorts worden voorgelegd aan een door DIP via de Website aangewezen onafhankelijke buitengerechtelijke geschillenbeslechtingsinstantie.

Artikel 7. Aansprakelijkheid

7.1 Uitsluiting van aansprakelijkheid - DIP is niet aansprakelijk voor enige schade die voortvloeit uit of verband houdt met het gebruik van het Platform, de Diensten of de Overeenkomst, tenzij de schade het directe gevolg is van opzet of grove nalatigheid van DIP.

7.2 Beperking van aansprakelijkheid - Voor zover DIP uit welke hoofde dan ook aansprakelijk is, is die aansprakelijkheid in totaal (alle aanspraken gezamenlijk onder deze Overeenkomst) beperkt tot vergoeding van directe schade tot maximaal het laagste van (a) een bedrag gelijk aan de door of namens Gebruiker in de twaalf (12) maanden voorafgaand aan het schade-voorval aan DIP betaalde Bijdragen,of (b) EUR 5000,- per jaar. Alle aanspraken van Gebruiker die voortkomen uit of samenhangen met dezelfde oorzaak of gebeurtenis gelden als een gebeurtenis en vallen in totaal onder dit maximum.

7.3 Uitsluiting van indirecte schade - DIP is in geen geval aansprakelijk voor indirecte schade waaronder maar niet beperkt tot gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill, schade door bedrijfsstagnatie, of schade als gevolg van verlies of verminking van gegevens.

7.4 Geen aansprakelijkheid voor handelen andere Gebruikers - DIP aanvaardt geen aansprakelijkheid voor gebruik van het Platform en de Diensten en/of naleving van de Overeenkomst door andere Gebruikers en/of derden en is geen partij bij overeenkomsten tussen Gebruikers onderling.

7.5 Aansprakelijkheid onder de verwerkersovereenkomst - Voor zover tussen Partijen nadere afspraken zijn gemaakt over de verwerking van Persoonsgegevens, gelden de in die afspraken opgenomen aansprakelijkheidsregelingen in afwijking van het voorgaande.

Artikel 8. Beëindiging Overeenkomst

8.1 Duur en reguliere beëindiging - De Overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd. Ieder der Partijen heeft het recht de Overeenkomst tussentijds te beëindigen door middel van een schriftelijke kennisgeving met inachtneming van een opzegtermijn van zes (6) maanden en tegen het einde van een kalendermaand. Indien Gebruiker deelneemt via een aan DIP verbonden branchevereniging, (i) eindigt de Overeenkomst van rechtswege op dezelfde datum waarop het lidmaatschap van die branchevereniging eindigt (in de regel 31 december van het jaar volgend op de opzegging), tenzij Partijen schriftelijk anders overeengekomen zijn, en (ii) kan Gebruiker niet opzeggen tenzij hij ook het lidmaatschap van de betreffende branchevereniging opzegt, in welk geval eveneens dat lidmaatschap en de Overeenkomst gelijktijdig eindigen.

8.2 Beëindiging wegens tekortkoming - DIP is gerechtigd de Overeenkomst door middel van een schriftelijke kennisgeving geheel of gedeeltelijk met onmiddellijke ingang te beëindigen en/of de toegang van Gebruiker tot het Platform en de Diensten (tijdelijk) op te schorten, zonder gehouden te zijn tot restitutie van betaalde Bijdragen of tot enige schadevergoeding, indien Gebruiker toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van een of meer verplichtingen uit de Overeenkomst, en nalaat deze tekortkoming binnen een termijn van vijf (5) werkdagen na schriftelijke ingebrekestelling volledig te herstellen.

8.3 Onmiddellijke beëindiging bij insolventie - Ieder der Partijen is gerechtigd de Overeenkomst met onmiddellijke ingang en zonder rechterlijke tussenkomst te beëindigen, indien ten aanzien van de andere Partij:

een verzoek tot faillietverklaring wordt ingediend of zij in staat van faillissement wordt verklaard;
surseance van betaling wordt aangevraagd of verleend;
de onderneming wordt geliquideerd of feitelijk wordt gestaakt; of
een akkoord met schuldeisers wordt aangeboden dan wel sprake is van enige andere omstandigheid als gevolg waarvan redelijkerwijs moet worden aangenomen dat de betreffende Partij niet langer in staat zal zijn haar verplichtingen uit de Overeenkomst na te komen.

8.4 Gevolgen van beëindiging - Na beëindiging van de Overeenkomst kan Gebruiker DIP schriftelijk verzoeken om de door Gebruiker binnen het Platform ingevoerde gegevens te exporteren. DIP zal in dat geval Gebruiker gedurende een termijn van dertig dagen (of een andere door DIP in redelijkheid vast te stellen termijn) in staat stellen de door Gebruiker binnen het Platform ingevoerde gegevens, voor zover dit technisch redelijkerwijs mogelijk is, in een gangbaar, gestructureerd en machineleesbaar bestandsformaat te exporteren. DIP kan hiervoor een redelijke vergoeding in rekening brengen. Na afloop van deze termijn en na het verstrijken van eventuele op DIP rustende wettelijke bewaartermijnen is DIP gerechtigd de gegevens van Gebruiker te verwijderen of te anonimiseren, met uitzondering van gegevens die DIP op grond van een wettelijke verplichting langer dient te bewaren.

Artikel 9. Algemene bepalingen

9.1 Voortbestaan bepalingen - Bepalingen van de Overeenkomst die naar hun inhoud of strekking bestemd zijn om na beëindiging van de Overeenkomst voort te duren, blijven onverminderd van kracht.

9.2 Volledige overeenkomst en wijzigingen - De Overeenkomst vormt de volledige overeenkomst tussen Partijen en treedt in de plaats van alle eerdere aanbiedingen, correspondentie en overige uitlatingen van Partijen met betrekking tot het onderwerp van de Overeenkomst. Afwijkingen van of aanvullingen op de Overeenkomst zijn slechts geldend indien deze uitdrukkelijk en schriftelijk tussen partijen zijn overeengekomen.

9.3 Overdracht van rechten en verplichtingen - Gebruiker is niet gerechtigd zijn rechten of verplichtingen geheel of gedeeltelijk over te dragen aan een derde zonder de voorafgaande schriftelijke goedkeuring van DIP. DIP kan aan deze toestemming voorwaarden verbinden.

9.4 Beschikbaarheid Platform - DIP zal Gebruiker, voor zover redelijkerwijs mogelijk, tijdig informeren over geplande onderhoudswerkzaamheden of andere omstandigheden waardoor het Platform tijdelijk niet of beperkt beschikbaar kan zijn.

9.5 Deelbaarheid - Indien enige bepaling van de Overeenkomst nietig is, wordt vernietigd of om andere redenen niet afdwingbaar blijkt, laat dit de geldigheid en afdwingbaarheid van de overige bepalingen onverlet. Partijen zullen in dat geval in goed overleg een vervangende bepaling overeenkomen die de strekking van de oorspronkelijke bepaling zoveel mogelijk benadert.

9.6 Schriftelijkheidsvereiste - Eventuele mondelinge toezeggingen en afspraken binden Partijen niet, tenzij deze schriftelijk door of namens beide Partijen zijn bevestigd.

9.7 Toepasselijk recht - Op de Overeenkomst en alle daaruit voortvloeiende of daarmee samenhangende rechtsverhoudingen is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

9.8 Geschillenbeslechting - Alle geschillen voortvloeiende uit of verband houdende met de Overeenkomst zullen bij uitsluiting worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Amsterdam.

Datum/Versie: 15 juni 2026 / versie 4.0

Bijlage 1 - Privacyverklaring – Stichting Digitaal Informatieplatform Podiumkunsten (DIP)

Stichting Digitaal Informatieplatform Podiumkunsten (DIP) is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:
www.dip.nl
Spaarneplein 2, 2515 VK Den Haag
E-mail: info@dip.nl

Let op: deze privacyverklaring ziet uitsluitend op de verwerking van persoonsgegevens van Gebruikers van het Platform. Verwerkingen van publieks- en kaartkopersgegevens in het kader van de Publieksmonitor vallen niet onder deze privacyverklaring. Deze verwerkingen worden uitgevoerd door DIP en de betreffende Gebruiker Presentator als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken op basis van een afzonderlijke overeenkomst voor gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid (art. 26 AVG).

Persoonsgegevens die DIP als verwerker verwerkt binnen de Contractmodule of de Productiedata Module (zoals persoonsgegevens in contracten of productiematerialen en audittrail-informatie) vallen onder de Verwerkersovereenkomst die als bijlage 2 onderdeel uitmaakt van de Algemene Voorwaarden.

1. Gegevens die wij verwerken

DIP verwerkt persoonsgegevens van Gebruikers van haar platform doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of deze zelf aan ons verstrekt.

Wij kunnen de volgende gegevens verwerken voor personen:

Voor- en achternaam
Functietitel
Telefoonnummer
E-mailadres
IP-adres (uitsluitend in onze digitale teken omgeving, Zoho Sign)
Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt, bijvoorbeeld in correspondentie of telefonisch
Internetbrowser en apparaat type
Bankrekeningnummer (bij betaling)

Van de organisatie verwerken wij:

Statutaire Naam
Handelsnaam
Factuur- en bezoekadressen
KvK-nummer
Algemeen telefoonnummer
Website

2. Publieksmonitor

Deze privacyverklaring heeft geen betrekking op de verwerking van publieks- of kaartkopersgegevens in het kader van de Publieksmonitor, voor zover DIP deze gegevens verwerkt als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke met de betreffende Gebruiker Presentator.

Voor deelname aan de Publieksmonitor sluiten DIP en de betreffende Gebruiker Presentator voorafgaand aan enige gegevensuitwisseling een afzonderlijke overeenkomst voor gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid zoals bedoeld in artikel 26 AVG.

De publieks- en verkoopgegevens die in dat kader worden verwerkt (waaronder voorstellingsgegevens, klantkenmerken, orderinformatie en een unieke klant-ID) worden door DIP uitsluitend verwerkt binnen de Publieksmonitor en uitsluitend conform de gezamenlijke afspraken.

De Gebruiker Presentator verstrekt namens beide partijen de verplichte privacy-informatie aan kaartkopers.

3. Doelen en grondslagen van verwerking

DIP verwerkt persoonsgegevens van Gebruikers voor de volgende doeleinden:

Om onze diensten technisch en operationeel uit te kunnen voeren
Om u te informeren over wijzigingen in onze diensten en producten
Om serviceberichten te sturen (zoals onderhouds- of storingsmeldingen)
Voor het aanmaken en beheren van gebruikersaccounts
Voor het verzenden van onze nieuwsbrief of relevante informatie (alleen na aanmelding)
Voor uitvoering van overeenkomsten of wettelijke verplichtingen
Ter bevordering van efficiënte communicatie tussen Gebruikers onderling (door het vermelden van contactgegevens in de Productiedata Module bijvoorbeeld)
Voor beveiliging, misbruikpreventie en verbetering van het Platform

Wij baseren deze verwerkingen op de grondslagen: uitvoering van de overeenkomst, gerechtvaardigd belang, wettelijke verplichting en toestemming (alleen waar strikt vereist).

4. Minderjarigen

Onze website en/of diensten hebben niet de intentie gegevens te verzamelen over personen jonger dan 16 jaar zonder toestemming van ouders of voogd. Indien u vermoedt dat wij onbedoeld toch persoonsgegevens van een minderjarige verwerken, neem dan contact met ons op via info@dip.nl.

5. Geautomatiseerde besluitvorming

DIP neemt geen besluiten over personen op basis van geautomatiseerde verwerking zonder menselijke tussenkomst.

6. Bewaartermijnen

DIP bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of zolang wettelijk vereist is. Voor administratie- en contractgerelateerde gegevens alsook voor persoonsgegevens opgenomen in de Productiedata Module geldt een bewaartermijn van maximaal acht (8) jaar na het einde van de contractuele relatie met de Gebruiker. Voor overige persoonsgegevens van Gebruiker hanteert DIP een bewaartermijn van twee (2) jaar na het einde van de contractuele relatie, tenzij een afwijkende bewaartermijn voortvloeit uit een wettelijke verplichting of gerechtvaardigd noodzakelijk is voor de afwikkeling van rechten en verplichtingen. .

7. Delen van persoonsgegevens met derden

DIP verkoopt uw gegevens niet aan derden. Wij delen uw gegevens uitsluitend:

indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening;
om te voldoen aan wettelijke verplichtingen;
met verwerkers die namens ons werken op basis van een verwerkersovereenkomst;

DIP blijft verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens door deze derden.

8. Cookies of vergelijkbare technieken

DIP gebruikt uitsluitend functionele en analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Deze cookies zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en het gebruikersgemak. Ze onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen.

9. Uw rechten

U heeft het recht om:

uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen;
bezwaar te maken tegen verwerking of uw toestemming in te trekken;
uw gegevens op te vragen.

U kunt uw verzoek richten aan info@dip.nl. Wij reageren binnen vier weken.

10. Beveiliging

DIP neemt passende beveiligingsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik, verlies of onbevoegde toegang, waaronder toegangsbeheer, logging, pseudonimisering en versleuteling.

Heeft u het vermoeden dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of aanwijzingen van misbruik? Neem dan direct contact op via info@dip.nl.

11. Wijziging van de privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen. De meest recente versie staat altijd op www.dip.nl. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij Gebruikers actief.

Datum / Versie: 15 juni 2026, versie 4.0

Bijlage 2 - VERWERKERSOVEREENKOMST

(Contractmodule en Productiedata Module – Digitaal Informatieplatform Podiumkunsten)

Deze Verwerkersovereenkomst (“Verwerkersovereenkomst” of “DPA”) maakt integraal onderdeel uit van de Algemene Voorwaarden Toegang en Gebruik Digitaal Informatieplatform Podiumkunsten (“Algemene Voorwaarden”) en is van toepassing op de verwerking van Persoonsgegevens door Stichting Digitaal Informatieplatform Podiumkunsten in het kader van de Contractmodule en in het kader van de Productiedata Module.

Partijen

Stichting Digitaal Informatieplatform Podiumkunsten, gevestigd te Den Haag, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 75117177, hierna: “DIP” of “Verwerker”; en
De Gebruiker van de Contractmodule en/of de Productiedata Module, zoals gedefinieerd in de Algemene Voorwaarden, hierna: “Gebruiker” of “Verwerkingsverantwoordelijke”.

DIP en Gebruiker worden hierna afzonderlijk aangeduid als “Partij” en gezamenlijk als “Partijen”.

Artikel 1. Doel en reikwijdte

1.1 Tenzij in deze Verwerkersovereenkomst uitdrukkelijk anders is bepaald, hebben begrippen met een hoofdletter de betekenis die daaraan is toegekend in de Algemene Voorwaarden.

1.2 Deze Verwerkersovereenkomst regelt de verwerking van Persoonsgegevens door DIP ten behoeve van Gebruiker in het kader van (a) het gebruik van de Contractmodule, waaronder begrepen het opstellen, uitwisselen, digitaal ondertekenen en archiveren van overeenkomsten en aanverwante documenten, en (b) het gebruik van de Productiedata Module, waaronder begrepen het opnemen van contactgegevens van de binnen Gebruikers bij specifieke producties betrokken personen, in het kader van hun professionele betrokkenheid bij die producties en de presentatie daarvan.

1.3 DIP verwerkt Persoonsgegevens uitsluitend op basis van instructies zoals vastgelegd in deze Verwerkersovereenkomst, de Algemene Voorwaarden en de door Gebruiker gekozen configuraties/handelingen binnen de Contractmodule en de Productiedata Module. DIP is niet gehouden tot opvolging van ad-hoc instructies die een wezenlijke wijziging van de dienstverlening of technische inrichting vereisen.

1.4 Deze Verwerkersovereenkomst ziet niet op:

a. de verwerking van persoonsgegevens van bezoekers en kaartkopers in het kader van de Publieksmonitor, welke verwerking wordt geregeld in een afzonderlijke overeenkomst inzake gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid (artikel 26 AVG);

b. verwerkingen waarbij DIP zelfstandig als verwerkingsverantwoordelijke optreedt, waaronder accountbeheer, facturatie en communicatie met Gebruiker, welke verwerkingen worden geregeld in de Privacyverklaring van DIP.

1.5 In geval van tegenstrijdigheid tussen de Algemene Voorwaarden en deze Verwerkersovereenkomst ten aanzien van de verwerking van Persoonsgegevens binnen de Contractmodule of de Productiedata Module, prevaleert deze Verwerkersovereenkomst.

Artikel 2. Aard en doeleinden van de verwerking

2.1 DIP verwerkt Persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

a. het technisch mogelijk maken en faciliteren van het gebruik van de Contractmodule en de Productiedata Module;

b. het verzorgen van digitale ondertekening, verificatie en audittrailregistratie;

c. beveiliging, logging, monitoring en foutanalyse;

d. onderhoud, ondersteuning, kwaliteitsverbetering en doorontwikkeling van het Platform en de Diensten;

e. back-up, archivering en waarborging van continuïteit;

f. uitvoering en naleving van de Overeenkomst en de Algemene Voorwaarden.

2.2 DIP verwerkt de Persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden, marketing, profilering of andere vormen van geautomatiseerde besluitvorming.

Artikel 3. Soorten Persoonsgegevens en categorieën betrokkenen

3.1 De verwerking kan betrekking hebben op onder meer de volgende categorieën Persoonsgegevens:

a. namen, initialen, functietitels en contactgegevens;

b. Persoonsgegevens opgenomen in contracten en bijlagen;

c. gegevens met betrekking tot digitale ondertekening (zoals certificaat- en verificatiegegevens);

d. IP-adressen, loggegevens en audittrail-informatie.

3.2 Betrokkenen zijn onder meer (vertegenwoordigende) medewerkers, bestuurders, contactpersonen en ondertekenaars van Gebruiker en andere partijen bij via de Contractmodule gesloten overeenkomsten, alsook de contactpersonen binnen Gebruikers met betrekking tot in de Productiedata Module opgenomen producties. Gebruiker draagt er als verwerkingsverantwoordelijke zorg voor dat de in de Productiedata Module opgenomen contactpersonen worden geïnformeerd over de verwerking van hun persoonsgegevens overeenkomstig het bepaalde in artikel 14 AVG.

Artikel 4. Duur van de verwerking

4.1 De verwerking vindt plaats gedurende de looptijd van de Overeenkomst en zolang verdere verwerking noodzakelijk is voor de in deze Verwerkersovereenkomst genoemde doeleinden.

4.2 Na beëindiging van de Overeenkomst handelt DIP de Persoonsgegevens af conform artikel 10 van deze Verwerkersovereenkomst.

Artikel 5. Verplichtingen van DIP

DIP:

a. verwerkt Persoonsgegevens uitsluitend overeenkomstig de instructies van Gebruiker en deze Verwerkersovereenkomst;

b. waarborgt dat personen die onder haar gezag toegang hebben tot Persoonsgegevens contractueel tot geheimhouding zijn verplicht;

c. treft passende technische en organisatorische maatregelen als bedoeld in de AVG, zoals nader omschreven in Annex 1;

d. informeert Gebruiker onverwijld indien een instructie naar haar oordeel strijdig is met de AVG of andere toepasselijke regelgeving;

e. verleent Gebruiker redelijke bijstand bij het nakomen van diens verplichtingen onder de AVG, waaronder bij verzoeken van betrokkenen, datalekken, DPIA’s en consultaties van toezichthouders voor zover de gevraagde bijstand verband houdt met de door DIP verrichte verwerking. DIP mag hiervoor een redelijke vergoeding in rekening brengen op basis van nacalculatie tegen haar gebruikelijke tarieven, tenzij de bijstand noodzakelijk is vanwege een toerekenbare tekortkoming van DIP.

f. houdt een intern register bij van verwerkingsactiviteiten die onder deze Verwerkersovereenkomst vallen.

Artikel 6. Inschakeling van subverwerkers

6.1 Gebruiker verleent DIP algemene toestemming voor het inschakelen van de subverwerkers die zijn vermeld in Annex 2.

6.2 DIP draagt er zorg voor dat met iedere subverwerker een schriftelijke overeenkomst wordt gesloten die waarborgen bevat die materieel gelijkwaardig zijn aan deze Verwerkersovereenkomst.

6.3 DIP houdt een actueel subverwerkersregister bij en stelt dit beschikbaar via een door DIP aangewezen (online) kanaal. Toevoeging of vervanging van subverwerkers wordt voorafgaand aan inwerkingtreding kenbaar gemaakt door actualisatie van dit register.

6.4 Gebruiker kan binnen veertien (14) dagen na kennisgeving zoals bedoeld in artikel 6.3 gemotiveerd bezwaar maken tegen een voorgenomen wijziging in de subverwerkerslijst. Indien binnen deze termijn geen bezwaar wordt gemaakt, wordt de Gebruiker geacht met de wijziging in te stemmen.

Artikel 7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

7.1 Doorgifte van Persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte vindt uitsluitend plaats indien wordt voldaan aan de vereisten van hoofdstuk V AVG.

7.2 DIP waarborgt dat dergelijke doorgiften zijn gebaseerd op een adequaatheidsbesluit, door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen (SCC’s) en – waar vereist – aanvullende technische en organisatorische maatregelen.

Artikel 8. Datalekken

8.1 DIP stelt Gebruiker zonder onredelijke vertraging op de hoogte van een inbreuk in verband met Persoonsgegevens (“Datalek”) nadat DIP daarvan kennis heeft genomen, en streeft ernaar dit te doen binnen achtenveertig (48) uur.

8.2 De melding bevat, voor zover beschikbaar:

a. de aard van het Datalek;

b. de (vermoedelijke) categorieën betrokkenen en Persoonsgegevens;

c. de (vermoedelijke) gevolgen;

d. de genomen of voorgenomen maatregelen.

8.3 DIP verstrekt Gebruiker alle redelijkerwijs benodigde informatie om Gebruiker in staat te stellen aan zijn meldplichten jegens toezichthouders en betrokkenen te voldoen.

8.4 DIP doet geen melding aan toezichthouders of betrokkenen en verricht geen externe communicatie over het Datalek, tenzij DIP daartoe wettelijk verplicht is. In dat geval zal DIP, voor zover toegestaan, Gebruiker vooraf informeren.

Artikel 9. Ondersteuning bij rechten van betrokkenen

9.1 DIP verleent Gebruiker redelijke bijstand bij de afhandeling van verzoeken van betrokkenen inzake inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar.

9.2 DIP handelt dergelijke verzoeken niet zelfstandig af, tenzij zij daartoe wettelijk verplicht is.

Artikel 10. Teruggave en verwijdering van gegevens

10.1 Binnen dertig (30) dagen na beëindiging van de Overeenkomst verwijdert of retourneert DIP – naar keuze van Gebruiker – alle Persoonsgegevens, tenzij een wettelijke bewaarplicht zich daartegen verzet.

10.2 Verwijdering omvat ook back-ups, voor zover en zodra deze in de reguliere back-uplifecycle worden overschreven.

10.3 Voor zover Persoonsgegevens onderdeel uitmaken van door Gebruiker via de Contractmodule gearchiveerde overeenkomsten of van door de Gebruiker in de Productiedata Module geplaatste materialen, geldt dat export en beschikbaarstelling van data na beëindiging plaatsvindt conform artikel 8.4 van de Algemene Voorwaarden, onverminderd het bepaalde in dit artikel 10.

Artikel 11. Audit

11.1 DIP stelt Gebruiker alle informatie ter beschikking die redelijkerwijs noodzakelijk is om naleving van deze Verwerkersovereenkomst aan te tonen.

11.2 DIP mag aan deze verplichting voldoen door (i) het verstrekken van relevante beleidsdocumenten en beantwoording van redelijke vragen, en/of (ii) het verstrekken van een actuele onafhankelijke assurance-rapportage (zoals ISO 27001 certificering en/of SOC 2 Type II) voor zover beschikbaar en toepasselijk.

11.3 Een on-site audit bij DIP is slechts toegestaan indien en voor zover de informatie genoemd in artikel 11.1–11.2 redelijkerwijs onvoldoende is om naleving aan te tonen, en uitsluitend na voorafgaande schriftelijke afstemming over scope, planning en werkwijze.

11.4 Audits vinden plaats maximaal eenmaal per kalenderjaar, tijdens kantooruren, met minimaal dertig (30) dagen voorafgaande schriftelijke aankondiging, op een wijze die de bedrijfsvoering van DIP niet onredelijk verstoort.

11.5 De audit wordt uitgevoerd door een onafhankelijke auditor die is gebonden aan geheimhouding. Gebruiker draagt alle kosten, tenzij uit de audit blijkt van een materiële tekortkoming door DIP.

11.6 Het is Gebruiker niet toegestaan kwetsbaarheidsscans, penetratietests of vergelijkbare security-tests op systemen van DIP uit te voeren zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van DIP.

Artikel 12. Aansprakelijkheid

12.1 De aansprakelijkheid van DIP in verband met deze Verwerkersovereenkomst is beperkt overeenkomstig artikel 7 van de Algemene Voorwaarden.

12.2 DIP is niet aansprakelijk voor door Gebruiker opgelegde of verschuldigde bestuurlijke boetes, tenzij deze het directe gevolg zijn van opzet of grove nalatigheid van DIP.

Artikel 13. Rangorde

In geval van tegenstrijdigheid tussen documenten geldt de volgende rangorde:

de AVG;
deze Verwerkersovereenkomst;
de Algemene Voorwaarden;
overige afspraken tussen Partijen.

Artikel 14. Toepasselijk recht en geschillenbeslechting

14.1 Op deze Verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing.

14.2 Alle geschillen die voortvloeien uit of verband houden met deze Verwerkersovereenkomst zullen bij uitsluiting worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Amsterdam, onverminderd het recht van Partijen om een voorziening in kort geding te vragen.

Artikel 15. Overige bepalingen

15.1 Wijzigingen of aanvullingen op deze Verwerkersovereenkomst zijn slechts geldig indien schriftelijk overeengekomen.

15.2 Indien enige bepaling in deze Verwerkersovereenkomst nietig is of niet afdwingbaar blijkt, blijft de rest onverminderd van kracht. Partijen zullen de ongeldige bepaling vervangen door een bepaling die de strekking zo dicht mogelijk benadert.

15.3 Deze Verwerkersovereenkomst kan elektronisch worden aangegaan en ondertekend en in (digitale) tegenhangers (counterparts) worden ondertekend, die tezamen één overeenkomst vormen.

ANNEX 1 – TECHNISCHE EN ORGANISATORISCHE MAATREGELEN

DIP treft passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder ten minste:

toegangsbeheer op basis van “least privilege”;
sterke authenticatie en autorisatie;
encryptie van gegevens tijdens transport en opslag;
logging en audittrails;
monitoring en incident-responsprocedures;
regelmatige back-ups en hersteltests;
netwerksegmentatie en firewalls;
secure development lifecycle;
periodieke beveiligingstests en kwetsbaarheidsscans;
fysieke beveiliging van datacenters conform erkende normen (zoals ISO 27001).

ANNEX 2 – SUBVERWERKERS

Op de Ingangsdatum maakt DIP in ieder geval gebruik van de volgende subverwerker(s) ten behoeve van digitale ondertekening:

• Zoho Sign – digitale ondertekeningsdiensten.

Daarnaast kan DIP subverwerkers inzetten voor hosting/infrastructuur en beveiligings-, monitoring- en back-updiensten. DIP houdt hiervoor een actueel subverwerkersregister bij conform artikel 6.4. Wijzigingen in subverwerkers vinden plaats conform hetgeen is bepaald in artikel 6.